Gérer les forfaits de séances et les paiements partiels dans un spa

Une cliente achète un forfait de sept séances et paie la moitié du prix. Après deux visites, combien de séances lui reste-t-il ? Et quelle somme doit-elle encore régler ? Pour répondre correctement, votre spa doit tenir deux suivis distincts : les séances réalisées et les paiements reçus.

Les confondre crée des erreurs. Une séance peut être réalisée alors que le forfait n’est pas entièrement payé. À l’inverse, un forfait payé en totalité peut encore comporter plusieurs séances à effectuer. Voici une méthode pour garder une fiche client claire et répondre sans refaire tous les calculs à l’accueil.

Séparer le solde des séances du solde à payer

Prenons un exemple fictif : un forfait de sept séances vendu 1 400 DH, avec un premier versement de 700 DH. La cliente a effectué deux séances.

Sans remboursement ni modification du forfait, les calculs sont simples : séances restantes = séances prévues − séances réalisées, et reste à payer = prix du forfait − paiements reçus.

Le paiement de la moitié du prix ne signifie donc pas que la moitié des séances a été utilisée. Affichez les deux soldes côte à côte, avec des libellés différents.

Créer une fiche de forfait compréhensible

Avant le premier rendez-vous, consignez le nom de la cliente, la prestation incluse, le nombre de séances et le prix total convenu. Ajoutez la date de début, une éventuelle date de validité et l’échéancier de paiement décidé avec la cliente.

Précisez aussi comment vous traitez un report ou une absence. L’objectif est que l’équipe et la cliente connaissent la même règle. Ne laissez pas chaque personne à l’accueil l’interpréter différemment.

Évitez une mention isolée comme « forfait payé à moitié » : elle ne permet pas de retrouver la date, le montant exact ou le mode de paiement. Conservez chaque versement séparément.

Distinguer une séance réservée d’une séance effectuée

Une réservation occupe un créneau, mais elle ne prouve pas que la prestation a eu lieu. Dans notre exemple, si une troisième séance est réservée pour la semaine suivante, la cliente a toujours cinq séances à effectuer, dont une déjà planifiée.

Le suivi peut donc afficher : deux séances réalisées, une planifiée et quatre restant à planifier. Cette distinction évite de considérer un rendez-vous futur comme une prestation déjà consommée.

À la fin de la visite, mettez le statut à jour une seule fois. Si le rendez-vous est déplacé, conservez le lien avec le forfait pour éviter de compter deux séances. Pour les absences, appliquez une règle explicitement définie et compatible avec le fonctionnement de votre outil.

Enregistrer chaque paiement au moment où il est reçu

Notez la date, le montant, le mode de paiement et le forfait concerné. Une promesse de règlement n’est pas encore un paiement reçu.

Si la cliente verse ensuite 350 DH, le total reçu atteint 1 050 DH et le montant restant est de 350 DH. Le nombre de séances restantes, lui, ne change pas du fait de ce versement.

De même, terminer une séance comprise dans le forfait ne doit pas créer automatiquement un second encaissement de cette prestation. Le prix convenu et les versements doivent rester rattachés au même forfait. En cas d’erreur, utilisez une correction traçable plutôt que de supprimer une ligne sans explication.

Garder une note utile après chaque séance

Une note courte facilite la continuité entre les membres de l’équipe. Elle peut mentionner la séance concernée, la personne qui l’a réalisée et une préférence d’organisation exprimée par la cliente.

Par exemple : « Séance 2 terminée avec Sara. La cliente préfère les prochains rendez-vous le matin. »

Limitez les notes aux informations nécessaires au service. Une fiche de suivi commercial ne doit pas devenir un dossier médical improvisé. Pour les besoins de ce guide, aucune information de santé n’est nécessaire.

Utiliser le suivi des forfaits dans Beau-Time

Dans l’espace professionnel web Beau-Time, la fiche client comprend un suivi des forfaits de séances. Un forfait associe une prestation, un nombre de séances et un prix total. Les versements sont enregistrés séparément ; leur saisie nécessite une caisse ouverte.

Une séance planifiée apparaît dans le calendrier sans être immédiatement déduite des séances restantes. Elle est déduite lorsqu’elle est marquée terminée. Dans le fonctionnement actuel, une séance annulée ou marquée comme absence libère sa place dans le forfait : elle n’est pas consommée automatiquement.

Le suivi conserve également les notes de séance et un historique des événements. Il permet ainsi de distinguer ce qui a été effectué, ce qui est prévu et ce qui reste à payer.

Un forfait de séances ne doit pas être confondu avec un abonnement à prélèvement automatique. Le suivi actuel de Beau-Time porte sur un nombre défini de séances pour une prestation, avec des versements enregistrés au fil des paiements.

Vérifier trois points avant le prochain rendez-vous

Avant d’accueillir la cliente, consultez le nombre de séances restantes, le solde à payer et la prochaine séance planifiée. Après la prestation, actualisez le statut et enregistrez uniquement le paiement réellement reçu, s’il y en a un.

Cette routine donne à l’accueil et aux praticiennes une information cohérente, sans dépendre d’un souvenir ou d’une conversation ancienne.

Pour découvrir l’espace de gestion destiné aux professionnels, consultez Beau-Time pour votre salon ou votre spa.